Strumento per la gestione del tempo
Non ho tempo, è una frase ripetuta come un mantra da tutte le persone ed è spesso usata come scusa per mettere da parte i nostri sogni o per non coltivare le nostre passioni. E’ vero, il tempo è una risorsa preziosa e limitata, e come tale dobbiamo utilizzarla al meglio per non sprecare le nostre energie e abilità.
La lista delle cose da fare è sempre piena di attività da completare, certi giorni può sembrare impossibile portare a termine qualsiasi cosa.
Ottimizzare il tempo è un’abilità-chiave che permette alle persone di conciliare la vita privata e quella lavorativa.
Un metodo efficace e facile da applicare è la matrice Eisenhower: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti e generale durante la Seconda Guerra Mondiale, era noto per la sua abile gestione del tempo. Eisenhower creò un metodo potente per dare priorità a vari compiti in modo da potersi concentrare sulle cose importanti.
Come funziona la matrice di Eisenhower?
La matrice organizza le attività in base a due fattori principali: l’importanza e l’urgenza. L’importanza si riferisce al grado di impatto o valore che un’attività ha sui tuoi obiettivi o sulla tua vita, mentre l’urgenza riguarda il termine entro cui un’attività deve essere completata.
La matrice è suddivisa in quattro quadranti:
- Primo quadrante: importante e urgente;
- Secondo quadrante: importante ma non urgente;
- Terzo quadrante: urgente ma non importante;
- Quarto quadrante: non importante, non urgente.
(Foto di Aron Visuals su Unsplash)
Analizziamo ora i singoli quadranti in dettaglio:
- Primo quadrante: importante e urgente (troviamo le attività che vanno compiute al più presto: problemi da risolvere con urgenza, progetti in scadenza) sono quelle attività che ti costringono a lavorare sotto pressione, in costante emergenza.
- Secondo quadrante: importante ma non urgente (troviamo le attività a medio/lungo termine: corso di formazione professionale, nuove opportunità di business) sono attività che pianificate bene, servono a gestire meglio te stesso e a migliorare la qualità della tua vita.
- Terzo quadrante: urgente ma non importante (troviamo le attività che non impattano in maniera decisiva sul nostro lavoro, quelle che possiamo delegare ad altre persone di fiducia) sono le attività che ti rubano risorse ed energia, e tempo per occuparti di ciò che realmente ti interessa.
- Quarto quadrante: non importante, non urgente (troviamo le attività che ci fanno perdere tempo, quelle superflue, banali, le distrazioni, le scuse) che ci fanno rimandare ciò che è veramente importante e/o urgenti.
È importante precisare che “importante” è un concetto soggettivo, ciò che può esserlo per te, non può esserlo per qualcun altro. Le priorità sono legate ai nostri principi e obiettivi, e possono essere diversi per ciascuno di noi.
Perché è importante saper usare la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è uno strumento che ti consente di definire le priorità, permette di identificare le attività che hanno un impatto maggiore e richiedono attenzione immediata.
Iniziare un compito o un progetto è spesso la parte più difficile, soprattutto quando ci sentiamo sopraffatti dalla lista di cose da fare. Se siamo in grado di usare la matrice di Eisenhower, siamo in grado di dare un’importanza diversa alle nostre tasks, i benefici si vedranno sia in termini di risparmio del tempo sia in termini di produttività.
Imparare la gestione del tempo è un’abilità trasversale molto importante nel mondo del lavoro, e che tutti dovrebbero imparare. Utilizzare la matrice di Eisenhower per pianificare le tue attività future in anticipo, è un’ottima opportunità per diventare più produttivi.
